Firma LOVO jako dostawca oprogramowania do obsługi procesów w firmach fotowoltaicznych poznała sposoby działania wielu z nich. Zdecydowana większość różni się metodami zarządzania, techniką sprzedaży, akcjami marketingowymi oraz przyjętą strategią.
Według LOVO wyraźnie widać kilka kluczowych tematów wspólnych, które łączą branżę energii odnawialnej. Są to istotne zagadnienia, szczególnie dla właścicieli i osób zarządzających firmami fotowoltaicznymi. Poniżej opisano cztery najważniejsze obszary ich działania.
- Sprawny proces podpisywania umów z klientami
Pozyskanie klienta dla instalacji fotowoltaicznych jest obecnie relatywnie łatwe. Rynek jest szeroki, świadomość klientów dopiero powstaje, a konkurencja wciąż nie jest tak agresywna, jak w przypadku innych usług energetycznych. Sprzedaż ta jest wymagająca pod względem technologicznym. Bardzo ważne jest, aby prawidłowo ustawić proces sprzedaży i podpisywania umów. Należy zoptymalizować go tak, aby mieć pewność, że:
- wszystkie niezbędne dokumenty są podpisane w odpowiednich wersjach i terminach,
- wszystkie informacje – zarówno formalne, jak i techniczne – są zebrane prawidłowo za pierwszym razem.
Dodatkowo regularne prowadzenie odpowiedniej relacji z klientem, prawidłowe zbieranie i ewidencjonowanie informacji na jego temat zaprocentuje w przyszłości możliwością dosprzedawania mu kolejnych usług i produktów.
- Szybka i efektywna kosztowo obsługa posprzedażowa
Pomiędzy wykazaniem przez klienta zainteresowania wykonaniem instalacji a jej ostatecznym oddaniem do użytku musi zostać wykonany cały szereg zadań: zaczynając od przygotowania treści umowy, przez audyt w terenie, przygotowanie projektów i niezbędnej dokumentacji, aż po zapewnienie dostępności materiałów, narzędzi i ekip instalacyjnych. W większości firm w ten proces zaangażowanych jest kilka, a czasem nawet kilkanaście osób.
Wykorzystanie profesjonalnego narzędzia do nadzorowania całego procesu niesie ze sobą wiele korzyści:
- skrócenie czasu trwania całego procesu,
- zmniejszenie ilości niezbędnej pracy,
- zapewnienie dostępności dokumentacji procesu nawet w przypadku nieobecności części pracowników,
- częściowa automatyzacja powtarzalnych zadań, skutkująca zmniejszeniem liczby pomyłek oraz odciążeniem pracowników,
- zmniejszenie ilości popełnianych błędów w procesie instalacyjnym,
- poprawa komunikacji z klientem.
Z doświadczenia LOVO wynika, że większość firm nadal opiera swoje procesy o narzędzia typu Excel, WhatsApp, poczta elektroniczna, współdzielone dyski. Przy wzroście skali działalności bardzo trudno jest utrzymać w ten sposób sprawność działania. Dzieje się tak głównie dlatego, że rynek instalacji fotowoltaicznych jest wciąż bardzo młody. Rozwija się jednak bardzo dynamicznie, a technologie stają się coraz łatwiej dostępne. W związku z tym, coraz trudniej będzie wyróżnić się na rynku przewagami technologicznymi. Wygrywać będą firmy, które dzięki sprawnie ułożonym i dobrze zarządzanym procesom oraz narzędziom (tzw. narzędziom cyfryzacji procesu zarządzania) będą w stanie konkurować nie tylko ceną. Przede wszystkim jakością i szybkością obsługi klienta.
- Zapewnienie jakości wykonania instalacji
Na rynku funkcjonują dwa modele wykonywania instalacji u klienta. Pierwszy jest oparty na wykorzystaniu własnych ekip instalacyjnych w terenie. Na drugim końcu skali znajduje się model wykorzystujący wyłącznie ekipy firm podwykonawczych. W sposób oczywisty żaden z nich nie jest idealny.
Plusy i minusy modeli wykonywania instalacji u klienta:
| Ekipy własne | Ekipy w terenie | |
| Jakość wykonania prac | + większa kontrola nad jakością wykonywanych prac | – mniejsza kontrola ze względu na brak wpływu na jakość dobieranych pracowników, ich poziom wyszkolenia i priorytety
|
| Obszar geograficzny | – podnosi koszty transportu/ dojazdów lub powoduje konieczność zwiększania liczby ekip | + wymaga jedynie znalezienia podwykonawcy na nowym terenie lub podwykonawcy działającego w całym kraju |
| Koszty | -/+ generalnie własne ekipy w pełni obłożone pracą będą tańsze od ekip podwykonawcy, sytuacja zmienia się jednak w przypadku problemów z zapewnieniem wystarczającej liczby zamówień | -/+ średni koszt pojedynczej instalacji może być wyższy niż w przypadku ekip własnych, nie jest jednak niezbędne zapewnienie całkowitego wypełnienia czasu pracy wszystkich ekip |
| Szybkość pozyskania nowych zasobów instalatorskich | – zwiększenie zasobów wymaga długotrwałej rekrutacji i szkolenia pracowników oraz poniesienia jednorazowych kosztów wyposażenia ekip | + pozyskanie partnerów/ podwykonawców i/ lub zwiększenie liczby wykorzystywanych zasobów nie wymaga rekrutacji oraz inwestycji w wyposażenie |
- Odpowiednie narzędzie do zarządzania procesem od kontaktu z klientem po odbiory i przeglądy okresowe
Procesy w biznesie instalacji fotowoltaicznych są złożone ale jednak w znacznej mierze powtarzalne. Takie procesy są idealnym materiałem do wdrożenia narzędzi systemowych służących ich optymalizacji.
Przykłady narzędzi systemowych służących do optymalizacji procesów:
| Praca z narzędziem | Praca bez narzędzia | |
| Dostęp do danych o kliencie i instalacji | + wszystkie informacje zebrane w jednym miejscu i łatwo dostępne dla osób z odpowiednimi uprawnieniami, zarówno z biura, jak i z miejsca instalacji | – informacje rozproszone po różnych miejscach (e-maile, dyski, SMS-y itp.), trudno dostępne w szczególności z miejsca instalacji |
| Komunikacja z klientem | + usystematyzowana, powtarzalna, stosująca najlepsze praktyki, w dużej mierze zautomatyzowana | – trudno do skontrolowania, konieczność wykonywania całej komunikacji osobiście przez pracowników |
| Bezpieczeństwo danych, w tym RODO | + dane zebrane w systemie z określonymi poziomami dostępu, zgodne z zasadami bezpieczeństwa, łatwe prowadzenie pełnych backupów | – brak możliwości kontroli dostępu do danych osobowych wymaganych przez RODO, duże ryzyko wycieków danych, duże ryzyko utraty danych (brak backupów, ryzyko utraty danych w przypadku odejścia pracownika) |
| Zarządzanie i raportowanie | + łatwe, szybkie i przyjemne, cała firma widoczna w pojedynczym raporcie dostosowanym do potrzeb zarządzających, wszystkie dane dostępne online | – w praktyce bardzo trudne lub niemożliwe, duży nakład pracy na przygotowywanie raportów, brak pewności co do ich jakości i prawidłowości |
| Wydajność pracowników i szybkość działania | + wygodny w użyciu, ergonomiczny system skraca czas poświęcany na komunikację między pracownikami oraz na pracę przy komputerze (pracownik w terenie szybko i sprawnie wykonuje zadania, korzystając np. z telefonu) | – nadmierny nakład czasu na komunikację między pracownikami oraz czasu poświęcanego na wypełnianie dokumentacji na komputerze |
Nieczęsto można jednak wyszukać rozwiązania ukierunkowane na daną branżę. LP4A to narzędzie, które znajduje coraz szersze zastosowanie na rynku instalacji fotowoltaicznych. W jednej aplikacji – dostępnej z urządzeń mobilnych i urządzeń stacjonarnych – łączy odpowiedzi na wszystkie najważniejsze wyzwania związane z zarządzaniem procesami w firmie fotowoltaicznej. Daje też dużą elastyczność oraz zapewnia niskie koszty. A co najważniejsze – jest to system ciągle wzbogacany i modyfikowany pod wymagania klienta.
Rynek instalacji fotowoltaicznych w Polsce przeżywa okres gwałtownego rozwoju. Składają się na to zarówno przyczyny technologiczne jak i biznesowo–prawne. Na rynku powstaje wiele firm działających w tej branży. Podobne okresy prosperity zdarzały się w wielu innych specjalizacjach. Historia uczy jednak, że po okresach prosperity przychodzą okresy trudniejsze. Tylko najlepiej przygotowane firmy są w stanie takie okresy przetrwać. To nie jest pytanie: „Czy i tak będzie w przypadku fotowoltaiki?”. Pytanie brzmi: „Kiedy to się stanie w przypadku fotowoltaiki?”. Firmy, które teraz będą świadomie budowały swój unikalny model działania, oparty na wiedzy, doświadczeniu oraz dobrze dobranych narzędziach i systemach zarządzania przetrwają wszelkie zawirowania na rynku. Wyjdą z nich wzmocnione i bardziej wartościowe. Te, które jednak nie zainwestują już teraz w odpowiednie systemy, procesy oraz narzędzia szybko zostaną wyprzedzone przez konkurencję i wypadną z rynku.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, jak można wesprzeć rozwój i bezpieczeństwo Twojego biznesu fotowoltaicznego – skontaktuj się z Bartłomiejem Szkópem, starszym kierownikiem ds. projektów w LoVo S.A.
bartlomiej.szkop@lovo.pl
tel.: 22 255 30 34
kom.: 730 55 30 34